تحويل أمر الشراء الى سند استلام في تريفو
ملخص سريع
بعد اعتماد أمر الشراء وقيام المورد بتوريد الأصناف أو الخدمات، يمكن تحويل أمر الشراء في تريفو إلى سند استلام دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات المورد أو الأصناف أو الكميات مرة أخرى.
يمثل هذا التحويل مرحلة مهمة في دورة المشتريات، حيث تنتقل العملية من مرحلة طلب الشراء إلى مرحلة إثبات استلام الأصناف أو الخدمات.
ما المقصود بتحويل أمر الشراء الى سند استلام ؟
يعني تحويل أمر الشراء إلى سند استلام إنشاء سند استلام جديد اعتمادًا على بيانات أمر الشراء المعتمد، مثل:
- بيانات المورد.
- الأصناف أو الخدمات.
- الكميات.
- الأسعار المرجعية، إن وجدت.
- الخصومات.
- الضرائب.
- العملة وسعر الصرف، حسب إعدادات النظام.
- المستودع الذي سيتم الاستلام فيه.
- الملاحظات أو الشروط المرتبطة بالسند، حسب آلية العمل.
بدلًا من إنشاء سند استلام جديد وإعادة إدخال جميع البيانات، يقوم تريفو بإنشاء سند الاستلام اعتمادًا على أمر الشراء، مما يقلل الأخطاء، ويوفر الوقت، ويحافظ على ترابط مستندات دورة المشتريات.
ويجب أن يكون أمر الشراء معتمدًا قبل تحويله إلى سند استلام.
كما يتيح تريفو – بحسب الصلاحيات والإعدادات – تنفيذ اعتماد أمر الشراء وتحويله إلى سند استلام ضمن إجراء واحد إذا كان ذلك متاحًا.
وفي حال كان أمر الشراء معتمدًا وغير محول، يمكن تحويله مباشرة إلى سند استلام.
متى يتم تحويل أمر الشراء الى سند استلام ؟
يتم تحويل أمر الشراء إلى سند استلام عادةً عند قيام المورد بتوريد الأصناف أو الخدمات، وعندما تصبح المنشأة جاهزة لإثبات عملية الاستلام داخل النظام.
ويستخدم التحويل في الحالات التالية:
- عند استلام الأصناف أو الخدمات من المورد.
- عندما تكون بيانات أمر الشراء نهائية وجاهزة للتنفيذ.
- عندما ترغب المنشأة بإثبات عملية الاستلام داخل النظام.
- عندما يجب متابعة دورة المشتريات من خلال سند استلام.
- عندما تحتاج المنشأة إلى ربط أمر الشراء بالمستندات اللاحقة، مثل فاتورة المشتريات.
شروط تحويل امر الشراء الى سند استلام
حتى يتم تحويل أمر الشراء إلى سند استلام بشكل صحيح، يجب التأكد من توفر الشروط التالية:
1. أن يكون أمر الشراء معتمدًا
يجب اعتماد أمر الشراء قبل تحويله، لأن سند الاستلام يعتمد على البيانات النهائية الموجودة في أمر الشراء.
2. استلام الأصناف أو الخدمات من المورد
يتم التحويل عند استلام الأصناف أو الخدمات فعليًا، سواء كان الاستلام كاملًا أو جزئيًا، بحسب سياسة العمل المعتمدة في المنشأة.
3. اكتمال بيانات أمر الشراء
قبل التحويل، يجب مراجعة بيانات أمر الشراء والتأكد من صحتها، مثل:
- المورد.
- الأصناف أو الخدمات.
- الكميات.
- الأسعار.
- الخصومات.
- الضرائب.
- العملة وسعر الصرف.
- المستودع.
- أي ملاحظات أو شروط مرتبطة بعملية الشراء.
4. توفر الصلاحيات اللازمة
قد يتطلب تحويل أمر الشراء إلى سند استلام صلاحية خاصة، وذلك بحسب إعدادات النظام والصلاحيات الممنوحة للمستخدم
خطوات تحويل امر الشراء الى سند استلام
لتحويل أمر الشراء إلى سند استلام في تريفو، اتبع الخطوات التالية:
1. فتح أمر الشراء
افتح أمر الشراء المطلوب من قائمة أوامر الشراء ضمن قسم المشتريات.
2. مراجعة بيانات أمر الشراء
قبل التحويل، راجع البيانات الأساسية داخل أمر الشراء، مثل:
- اسم المورد.
- الأصناف أو الخدمات.
- الكميات.
- الأسعار.
- الضرائب والإجماليات.
- المستودع.
- تاريخ التوريد، إن وجد.
3. الضغط على تحويل إلى سند استلام
بعد التأكد من صحة البيانات واستلام الأصناف أو الخدمات، اضغط على خيار تحويل إلى سند استلام.
قد يظهر هذا الخيار كزر داخل أمر الشراء أو ضمن قائمة إجراءات السند، وذلك بحسب تصميم الشاشة وصلاحيات المستخدم.
4. تأكيد عملية التحويل
قد يعرض النظام رسالة لتأكيد إنشاء سند الاستلام.
راجع البيانات الظاهرة، ثم اضغط تأكيد إذا كانت جميع المعلومات صحيحة.
5. فتح سند الاستلام الناتج
بعد اكتمال عملية التحويل، يقوم تريفو بإنشاء سند استلام جديد اعتمادًا على بيانات أمر الشراء.
بعد ذلك، يمكن متابعة بقية إجراءات دورة المشتريات، مثل مراجعة الكميات المستلمة أو تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات، وفق دورة العمل المعتمدة في المنشأة.
ماذا يحدث بعد تحويل امر الشراء إلى سند استلام؟
بعد تحويل أمر الشراء إلى سند استلام، ينفذ تريفو مجموعة من الإجراءات التي تساعد على متابعة دورة المشتريات وربط المستندات ببعضها.
1. يتم إنشاء سند استلام جديد
يقوم تريفو بإنشاء سند استلام اعتمادًا على بيانات أمر الشراء، مثل:
- المورد.
- الأصناف أو الخدمات.
- الكميات.
- الأسعار المرجعية، إن وجدت.
- الخصومات.
- الضرائب.
- الملاحظات المرتبطة بالسند، حسب إعدادات النظام.
وبذلك لا يحتاج المستخدم إلى إعادة إدخال البيانات مرة أخرى.
2. يصبح أمر الشراء مرتبطًا بسند الاستلام
بعد التحويل، يرتبط أمر الشراء بسند الاستلام الناتج، مما يسهل تتبع العلاقة بين مستندات دورة المشتريات، والرجوع إليها في أي وقت.
3. قد يتم تقييد تعديل أمر الشراء
بعد إنشاء سند الاستلام، قد يتم تقييد تعديل أمر الشراء، وذلك للحفاظ على تطابق البيانات بين المستندين.
وتختلف إمكانية التعديل بحسب إعدادات النظام وصلاحيات المستخدم.
4. تبدأ متابعة عملية الاستلام
بعد التحويل، تتم متابعة إجراءات الاستلام من خلال سند الاستلام، وليس من خلال أمر الشراء.
وقد تشمل الإجراءات اللاحقة:
- مراجعة الكميات المستلمة.
- استكمال الاستلام إذا كان جزئيًا.
- تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات.
- متابعة حالة الاستلام.
- متابعة المستندات المرتبطة بعملية الشراء.
5. يتم تحديث حالة أمر الشراء
بعد التحويل، يتم تحديث حالة أمر الشراء بما يوضح أنه تم استخدامه لإنشاء سند استلام، وذلك بحسب إعدادات النظام ودورة العمل المعتمدة.
هل يمكن إلغاء امر الشراء بعد تحويله إلى سند استلام؟
بعد تحويل أمر الشراء إلى سند استلام، يصبح أمر الشراء مرتبطًا بمستند تنفيذي ضمن دورة المشتريات.
وفي حال الحاجة إلى إلغاء العملية، يجب مراجعة سند الاستلام أولًا، ثم اتخاذ الإجراء المناسب بحسب حالته، وصلاحيات المستخدم، والمستندات المرتبطة به.
إذا كانت عملية الاستلام لم تكتمل أو تمت بالخطأ، فقد يكون بالإمكان معالجة ذلك من خلال:
- مراجعة سند الاستلام الناتج.
- إلغاء سند الاستلام إذا كانت حالته تسمح بذلك.
- ثم التعامل مع أمر الشراء وفق سياسة العمل المعتمدة في النظام.
وتختلف آلية الإلغاء بحسب دورة العمل المعتمدة، وما إذا كانت هناك مستندات لاحقة، مثل فاتورة المشتريات.
هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد التحويل؟
يمكن تعديل سند الاستلام إذا كانت حالته تسمح بذلك، وكانت الصلاحيات وإعدادات النظام تتيح إجراء التعديلات.
أما إذا تم اعتماد سند الاستلام أو إصدار فاتورة مشتريات مرتبطة به، فقد يتم تقييد التعديل للحفاظ على ترابط المستندات.
وفي العادة:
- إذا كان سند الاستلام في حالة مسودة، يمكن تعديل بياناته.
- إذا تم اعتماده أو تم إنشاء فاتورة مشتريات بناءً عليه، فقد يتم تقييد التعديل.
- إذا كانت التعديلات المطلوبة جوهرية، فقد يكون من الأفضل معالجة سند الاستلام وفق سياسة المنشأة.
هل يؤثر تحويل امر الشراء إلى سند استلام على الحسابات أو المخزون؟
يؤدي تحويل أمر الشراء إلى سند استلام إلى إثبات عملية الاستلام داخل النظام.
أما تأثير التحويل على الحسابات أو المخزون، فيعتمد على إعدادات دورة العمل في تريفو.
ففي بعض المنشآت، يتم تحديث المخزون عند اعتماد سند الاستلام، بينما يكون الأثر المحاسبي عند إصدار فاتورة المشتريات.
وقد تختلف هذه الآلية بحسب إعدادات النظام وسياسة العمل المعتمدة.
نظام التحويل الثابت والمرن في تريفو
تعتمد إمكانية التحويل بين مستندات دورة المشتريات على إعدادات النظام.
في نظام التحويل الثابت، يتم الالتزام بالتسلسل التالي:
استدراج سعر ← أمر شراء ← سند استلام ← فاتورة مشتريات
أما في نظام التحويل المرن، فقد تسمح إعدادات النظام بالبدء من مستند مختلف بحسب طبيعة العمل وصلاحيات المستخدم، مع المحافظة على ترابط المستندات داخل دورة المشتريات.
تبويب التحويل وتتبع السندات الناتجة
يحتوي أمر الشراء في تريفو على تبويب التحويل، والذي يُستخدم لعرض جميع المستندات التي تم إنشاؤها أو ربطها بأمر الشراء ضمن دورة المشتريات.
بعد تحويل أمر الشراء إلى سند استلام، يظهر سند الاستلام الناتج داخل تبويب التحويل، مع رقم السند وتاريخ ووقت إنشائه.
وإذا تم تنفيذ إجراءات لاحقة، مثل إنشاء فاتورة مشتريات، فقد تظهر أيضًا ضمن تسلسل التحويل، بحسب إعدادات النظام ودورة العمل المعتمدة.
يساعد تبويب التحويل على متابعة جميع مراحل عملية الشراء من خلال شاشة واحدة، دون الحاجة إلى البحث يدويًا عن المستندات المرتبطة.
ومن خلاله يمكن معرفة:
- رقم أمر الشراء.
- رقم سند الاستلام الناتج.
- فواتير المشتريات المرتبطة، إن وجدت.
- تاريخ ووقت إنشاء كل مستند.
- تسلسل انتقال العملية داخل دورة المشتريات.
ويُسهل هذا التبويب عمليات المراجعة والتدقيق، كما يساعد على تتبع العلاقة بين جميع المستندات المرتبطة بعملية الشراء.
متابعة التحويل من تبويب النشاطات
يمكن استخدام تبويب النشاطات داخل أمر الشراء أو سند الاستلام لتوثيق جميع الإجراءات المرتبطة بعملية الاستلام ومتابعة تنفيذ أمر الشراء.
ومن الأمثلة على ذلك:
- تسجيل ملاحظة حول استلام الأصناف.
- توثيق تاريخ الاستلام.
- تسجيل أي ملاحظات تتعلق بالكميات المستلمة أو الأصناف.
- توجيه سند الاستلام إلى الموظف المسؤول عن المراجعة أو الاعتماد.
- إنشاء موعد لمتابعة الكميات المتبقية في حال كان الاستلام جزئيًا.
- إرفاق مستندات الشحن أو التسليم أو أي وثائق داعمة.
- مراجعة سجل النشاطات المرتبط بأمر الشراء وسند الاستلام. .
أخطاء شائعة يجب تجنبها
· تحويل أمر شراء غير معتمد إلى سند استلام.
· تنفيذ التحويل قبل استلام الأصناف أو الخدمات من المورد.
· عدم مراجعة الكميات الفعلية قبل إنشاء سند الاستلام.
· تعديل بيانات أمر الشراء بعد إنشاء سند الاستلام دون مراعاة ارتباط المستندات.
· الاعتقاد بأن تحويل أمر الشراء وحده يُنشئ جميع الآثار المحاسبية.
· عدم متابعة سند الاستلام بعد إنشائه واستكمال المستندات اللاحقة في دورة المشتريات.
أسئلة شائعة حول تحويل امر الشراء إلى سند الاستلام
· متى يتم تحويل أمر الشراء إلى سند استلام؟
يتم تحويل أمر الشراء إلى سند استلام عند استلام الأصناف أو الخدمات من المورد، لتوثيق عملية الاستلام داخل النظام ومتابعة بقية مراحل دورة المشتريات.
· هل يجب أن يكون أمر الشراء معتمدًا قبل التحويل؟
نعم، يجب أن يكون أمر الشراء معتمدًا قبل تحويله إلى سند استلام، لأن سند الاستلام يعتمد على البيانات النهائية الموجودة في أمر الشراء.
وفي بعض الحالات، قد يتيح النظام تنفيذ الاعتماد والتحويل ضمن إجراء واحد، وذلك بحسب الإعدادات والصلاحيات.
· هل يمكن تحويل أمر شراء غير مكتمل البيانات؟
لا يُنصح بذلك، إذ يجب مراجعة جميع البيانات الأساسية قبل التحويل، مثل:
- المورد.
- الأصناف أو الخدمات.
- الكميات.
- الأسعار.
- المستودع.
- الضرائب، إن وجدت.
· هل يتم إنشاء سند استلام جديد تلقائيًا؟
نعم، يقوم تريفو بإنشاء سند استلام جديد اعتمادًا على بيانات أمر الشراء، دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات.
· هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد التحويل؟
يمكن تعديل سند الاستلام إذا كانت حالته تسمح بذلك، وكانت الصلاحيات والإعدادات تتيح إجراء التعديلات.
أما بعد اعتماد السند أو إنشاء مستندات لاحقة مرتبطة به، فقد يتم تقييد التعديل.
· هل يمكن إلغاء أمر الشراء بعد تحويله إلى سند استلام؟
بعد إنشاء سند الاستلام، يصبح أمر الشراء مرتبطًا به، لذلك تتم معالجة الإلغاء من خلال مراجعة سند الاستلام أولًا، ثم اتخاذ الإجراء المناسب بحسب حالة المستندات المرتبطة وسياسة العمل المعتمدة.
· هل يؤثر التحويل على المخزون؟
يعتمد ذلك على إعدادات النظام.
ففي بعض المنشآت يتم تحديث المخزون عند اعتماد سند الاستلام، بينما تعتمد منشآت أخرى آلية مختلفة ضمن دورة العمل الخاصة بها.
· هل يمكن تحويل أمر الشراء مباشرة إلى فاتورة مشتريات؟
يعتمد ذلك على إعدادات دورة التحويل في تريفو.
في نظام التحويل الثابت، يتم الالتزام بالتسلسل التالي:
استدراج سعر → أمر شراء → سند استلام → فاتورة مشتريات
أما في نظام التحويل المرن، فقد تسمح إعدادات النظام بالتحويل وفق آلية مختلفة، بحسب سياسة العمل المعتمدة.
· ما فائدة تبويب التحويل؟
يساعد تبويب التحويل على تتبع جميع المستندات المرتبطة بأمر الشراء، مثل سند الاستلام وفاتورة المشتريات، مما يسهل مراجعة دورة المشتريات بالكامل من خلال شاشة واحدة.
ملاحظات هامة
- يجب مراجعة بيانات أمر الشراء قبل تنفيذ عملية التحويل.
- يُفضل تنفيذ التحويل بعد استلام الأصناف أو الخدمات فعليًا من المورد.
- يؤدي التحويل إلى إنشاء سند استلام جديد اعتمادًا على بيانات أمر الشراء.
- يساعد التحويل على تقليل إعادة إدخال البيانات والمحافظة على ترابط مستندات دورة المشتريات.
- قد تختلف بعض خطوات التحويل بحسب إعدادات النظام وصلاحيات المستخدم.
- يمكن متابعة جميع المستندات الناتجة من خلال تبويب التحويل داخل أمر الشراء.
مواضيع ذات صلة
- ما هو أمر الشراء؟
- كيفية إنشاء أمر شراء في تريفو.
- تحويل استدراج السعر إلى أمر شراء.
- ما هو سند الاستلام؟
- كيفية إنشاء سند استلام.
- تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات.
- دورة المشتريات في تريفو.
آخر تحديث : يونيو 2026