كيفية انشاء عرض سعر

ملخص سريع

لإنشاء عرض سعر جديد في تريفو، انتقل إلى المبيعات ← عروض الأسعار ← إضافة عرض سعر.
بعد ذلك اختر العميل، وحدد بيانات العرض، ثم أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة مع الأسعار والكميات.
بعد مراجعة البيانات، يمكنك حفظ العرض كمسودة أو اعتماده ليصبح جاهزاً للإرسال إلى العميل.

 

 

قبل البدء بإنشاء عرض سعر

قبل إنشاء عرض سعر جديد في تريفو، يُفضّل التأكد من تجهيز البيانات الأساسية التي ستحتاجها داخل العرض، وذلك لتقليل الأخطاء وتسريع عملية الإدخال.

تأكد من توفر ما يلي:

• بيانات العميل: تأكد من أن العميل موجود في النظام، وأن بياناته الأساسية صحيحة مثل الاسم، الرقم الضريبي، العنوان، ووسائل التواصل إن وجدت.

• الأصناف أو الخدمات: تأكد من أن المنتجات أو الخدمات المراد إضافتها إلى العرض معرفة مسبقاً في النظام، مع مراجعة الوحدات والأسعار والضرائب المرتبطة بها.

• فئة سعر البيع: حدد فئة السعر المناسبة للعميل، مثل سعر المفرق أو الجملة أو أي فئة سعر معتمدة في منشأتك.

• العملة وسعر الصرف: إذا كان العرض بعملة مختلفة، تأكد من اختيار العملة الصحيحة ومراجعة سعر الصرف قبل حفظ العرض.

• المستودع: حدد المستودع المناسب إذا كان العرض يحتوي على منتجات مخزنية سيتم تسليمها لاحقاً.

• تاريخ التوريد المتوقع: أدخل تاريخ التوريد أو التسليم المتوقع إذا كان معروفاً، حتى يكون العرض أوضح للعميل وللفريق الداخلي.

• الضرائب والخصومات: راجع التصنيف الضريبي والخصومات قبل اعتماد العرض، خاصة إذا كانت المنتجات أو الخدمات تخضع لنسب ضريبية مختلفة.

• خطة الاشتراك: إذا كان عرض السعر متعلقاً باشتراك، تأكد من اختيار خطة الاشتراك المناسبة قبل إضافة البنود.

• مدة سريان العرض: حدد تاريخ سريان العرض أو تاريخ انتهائه، حتى يعرف العميل الفترة التي تبقى فيها الأسعار والشروط صالحة.

• الشروط والملاحظات: جهّز أي ملاحظات أو شروط خاصة تريد إظهارها في عرض السعر، مثل شروط الدفع، التسليم، الضمان، أو مدة تنفيذ الخدمة.

مراجعة هذه البيانات قبل البدء تساعدك على إنشاء عرض سعر دقيق وواضح، وتقلل الحاجة إلى التعديل بعد الحفظ أو الاعتماد.

 

 

خطوات إنشاء عرض سعر في تريفو

لإنشاء عرض سعر جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح قسم المبيعات من القائمة الرئيسية.

2. اختر عروض الأسعار لفتح قائمة عروض الأسعار.

3. اضغط على زر جديد أو أضف عرض سعر في أعلى شاشة قائمة عروض الاسعار.

4. أدخل البيانات الأساسية مثل العميل، التاريخ، العملة، المستودع، فئة السعر، وتاريخ التوريد إن وجد.

5. إذا كان عرض السعر متعلقاً باشتراك، اختر خطة الاشتراك المناسبة.

6. من تبويب معلومات عرض السعر، أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة في جدول الأصناف.

7. حدّد الكمية، السعر، الخصم، والضريبة لكل صنف حسب الحاجة.

8. يمكنك استخدام خيار الكتالوج لإضافة الأصناف بطريقة أسرع، إذا كان هذا الخيار مفعلاً في النظام.

9. من تبويب معلومات إضافية، راجع أو حدّد البيانات الإضافية مثل دفتر السندات، حالة العرض، عنوان التسليم، وتاريخ سريان العرض.

10. من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بالعرض مثل التصنيف الضريبي، تاريخ احتساب الضريبة، المندوب، خطة العمولات، ومركز التكلفة إن وجدت.

11. راجع إجماليات العرض، الخصومات، الضرائب، والمبلغ النهائي قبل الحفظ.

12. اضغط حفظ للاحتفاظ بعرض السعر كمسودة، أو اعتماد إذا كان العرض جاهزاً حسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة.

13. بعد اعتماد العرض، يمكن طباعته أو إرساله للعميل حسب طريقة العمل المتبعة في المنشأة، مثل PDF أو البريد الإلكتروني أو واتساب.

14. عند موافقة العميل، يمكن تحويل عرض السعر إلى أمر بيع دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات.

 

 

 

 

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة.

تحتوي شاشة عرض السعر في تريفو على مجموعة من الحقول التي تساعدك على تحديد بيانات العميل، الأسعار، الأصناف، شروط العرض، والبيانات المالية المرتبطة به. قد تختلف بعض الحقول الظاهرة حسب الصلاحيات والإعدادات المفعلة في النظام.

بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة الأسعار والخصومات والضرائب والإجماليات قبل حفظ عرض السعر أو اعتماده.

 

 

 

ملاحظة حول حالة العرض والترقيم

يوجد في عرض السعر نوعان من الحالات:

الحالة النظامية للسند:(حالة السند)
وهي الحالة التي يحددها تريفو آلياً حسب الإجراء الذي يتم على عرض السعر، مثل: مسودة، معتمد / غير محول، معتمد / محول، ملغي، مرفوض، أو في انتظار الموافقة. هذه الحالة لا يتم تعديلها يدوياً، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها السند داخل دورة العمل.

حالة المتابعة:
وهي حالة اختيارية يمكن للمنشأة تعريفها حسب طبيعة عملها لمتابعة العرض تجارياً، مثل: قيد التسعير، تم إرساله للعميل، قيد مراجعة العميل، مرحلة التفاوض، أو تم القبول. تساعد هذه الحالة فريق المبيعات على متابعة العروض المفتوحة دون التأثير على الحالة النظامية أو القيود المالية أو المخزون.

أما بخصوص رقم عرض السعر، فقد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وذلك لتجنب استهلاك أرقام رسمية قبل اعتماد السند. عند اعتماد عرض السعر، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

 

ماذا يحدث  بعد الحفظ او الاعتماد ؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات عرض السعر وإضافة المنتجات أو الخدمات، يمكنك حفظ العرض أو اعتماده حسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

عند حفظ عرض السعر
يتم الاحتفاظ بعرض السعر في النظام كمسودة أو كسند غير معتمد، ويمكن الرجوع إليه لاحقاً لمراجعته أو تعديل بياناته حسب الصلاحيات. في هذه المرحلة لا يتم إنشاء أي قيود محاسبية، ولا يتم خصم أو حجز كميات من المخزون، لأن عرض السعر ما زال مستنداً مبدئياً قبل تنفيذ عملية البيع.

عند اعتماد عرض السعر
يصبح عرض السعر جاهزاً للاستخدام الرسمي داخل دورة البيع، ويتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام. بعد الاعتماد يتم تقييد التعديل على العرض في تريفو، وذلك للحفاظ على نسخة معتمدة وواضحة من العرض المرسل للعميل.

بعد الحفظ أو الاعتماد، يمكن تنفيذ إجراءات إضافية على عرض السعر حسب الصلاحيات ودورة العمل، مثل:

• طباعة عرض السعر أو تصديره بصيغة PDF.

• إرسال العرض للعميل عبر البريد الإلكتروني أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

• متابعة حالة العرض تجارياً، مثل: تم إرساله للعميل، قيد المراجعة، قيد التفاوض، أو تم القبول.

• إلغاء العرض إذا لم يعد مطلوباً، مع الاحتفاظ بنسخة منه في النظام بحالة ملغى.

• تحويل عرض السعر إلى أمر بيع عند موافقة العميل، دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف مرة أخرى.

لا يؤثر حفظ أو اعتماد عرض السعر بحد ذاته على الحسابات أو المخزون. يبدأ التأثير الفعلي لاحقاً عند تنفيذ مستندات البيع المرتبطة، مثل أمر البيع أو سند التسليم أو فاتورة المبيعات، حسب دورة العمل المعتمدة في تريفو.

 

 

أسئلة شائعة حول طريقة إنشاء عرض السعر

·       من أين يمكن إنشاء عرض سعر جديد في تريفو؟
يمكن إنشاء عرض سعر جديد من خلال الدخول إلى المبيعات ← عروض الأسعار، ثم الضغط على زر إضافة عرض سعر.

·       هل يجب اختيار العميل قبل إضافة الأصناف؟
نعم، يجب اختيار العميل أولاً لأن بعض البيانات قد ترتبط بالعميل، مثل فئة السعر، العملة، الشروط، أو البيانات الضريبية حسب إعدادات النظام.

·       هل يمكن إنشاء عرض سعر بدون اختيار عميل؟
لا، لا يمكن حفظ عرض السعر دون اختيار العميل وإضافة صنف أو خدمة واحدة على الأقل، حسب إعدادات النظام.

·       ما المقصود بفئة سعر البيع في عرض السعر؟
فئة سعر البيع تحدد الأسعار التي سيتم استخدامها عند إضافة المنتجات أو الخدمات، مثل سعر المفرق أو الجملة أو أي فئة سعر معتمدة لدى المنشأة.

·       هل يمكن تعديل السعر داخل عرض السعر؟
نعم، يمكن تعديل السعر داخل عرض السعر إذا كانت الصلاحيات والإعدادات تسمح بذلك. وقد يتم جلب السعر تلقائياً من بطاقة الصنف أو فئة السعر المحددة.

·       متى أستخدم حقل خطة الاشتراك؟
يُستخدم حقل خطة الاشتراك عندما يكون عرض السعر متعلقاً بخدمة أو اشتراك دوري، مثل اشتراك شهري أو سنوي أو خطة محددة يتم تقديمها للعميل.

·       هل يمكن إضافة منتجات وخدمات في نفس عرض السعر؟
نعم، يمكن إضافة المنتجات أو الخدمات داخل جدول الأصناف حسب طبيعة العرض، مع تحديد الكمية والسعر والخصم والضريبة لكل بند.

·       ما فائدة خيار الكتالوج داخل عرض السعر؟
يساعد خيار الكتالوج على إضافة الأصناف إلى عرض السعر بطريقة أسرع وأسهل، خاصة إذا كانت المنشأة تستخدم كتالوج منتجات منظم لاختيار الأصناف بدلاً من إدخالها يدوياً في كل مرة.

·       هل يجب تحديد المستودع عند إنشاء عرض السعر؟
إذا كان عرض السعر يحتوي على منتجات مخزنية، فمن الأفضل تحديد المستودع المناسب حتى يتم ربط العرض بدورة التنفيذ والتسليم لاحقاً. أما إذا كان العرض لخدمات فقط، فقد لا يكون المستودع ضرورياً حسب إعدادات النظام.

·       ما المقصود بتاريخ التوريد في عرض السعر؟
تاريخ التوريد هو التاريخ المتوقع لتسليم المنتجات أو تنفيذ الخدمة للعميل، ويساعد على توضيح موعد التنفيذ داخل العرض.

·       هل يمكن إضافة خصم على عرض السعر؟
نعم، يمكن إضافة خصم على البنود أو على العرض حسب إعدادات النظام. ويتم احتساب الخصم ضمن إجماليات العرض قبل الحفظ أو الاعتماد.

·       هل يتم احتساب الضريبة تلقائياً داخل عرض السعر؟
نعم، يتم احتساب الضريبة بناءً على إعدادات الأصناف أو التصنيف الضريبي أو البيانات الضريبية المرتبطة بالعرض، مع إمكانية المراجعة قبل الحفظ أو الاعتماد.

·       متى أحفظ عرض السعر ومتى أعتمده؟
استخدم الحفظ عندما يكون عرض السعر ما زال قيد المراجعة أو غير جاهز للإرسال. واستخدم الاعتماد عندما تكتمل البيانات ويصبح العرض جاهزاً للإرسال أو المتابعة مع العميل.

·       هل يحصل عرض السعر على رقم مباشرة عند الإنشاء؟
لا يحصل عرض السعر على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة. عند الاعتماد، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل عرض السعر بعد حفظه؟
نعم، يمكن تعديل عرض السعر بعد حفظه ما دام في حالة تسمح بالتعديل، وذلك حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل عرض السعر بعد اعتماده؟
يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على نسخة معتمدة من العرض. وفي حال الحاجة إلى تعديل البيانات، يمكن اتباع الإجراء المعتمد في المنشأة مثل إلغاء العرض أو إنشاء عرض جديد، حسب الصلاحيات والإعدادات.

·       هل يؤثر حفظ أو اعتماد عرض السعر على الحسابات أو المخزون؟
لا، حفظ أو اعتماد عرض السعر لا ينشئ قيوداً محاسبية ولا يخصم كميات من المخزون. يبدأ التأثير الفعلي لاحقاً من خلال مستندات التنفيذ أو الفوترة حسب دورة العمل المعتمدة في تريفو.

·       هل يمكن إرسال عرض السعر للعميل بعد إنشائه؟
نعم، بعد حفظ أو اعتماد العرض يمكن إرساله للعميل حسب طريقة العمل المتبعة في المنشأة، مثل الطباعة، PDF، البريد الإلكتروني، أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

·       ماذا أفعل بعد موافقة العميل على عرض السعر؟
بعد موافقة العميل، يمكن تحويل عرض السعر إلى أمر بيع دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف مرة أخرى.

ملاحظات هامه

·        تأكد من اختيار العميل قبل إضافة الأصناف.

·        راجع فئة السعر والعملة قبل الحفظ.

·        تأكد من الضريبة والخصومات قبل الاعتماد.

·        قد لا يظهر رقم السند الرسمي إلا بعد الاعتماد.

·        بعد الاعتماد قد يتم تقييد التعديل حسب الصلاحيات.

·        حفظ أو اعتماد العرض لا يؤثر على الحسابات أو المخزون.

·        عند موافقة العميل يمكن تحويل العرض إلى أمر بيع.

 

 

مواضيع ذات صلة

·       ما هو عرض السعر

·       إرسال واعتماد عرض السعر وإدارة حالاته

·       تحويل عرض السعر إلى أمر بيع

·       الأسعار والخصومات والضرائب في عرض السعر

·        الفرق بين عرض السعر وأمر البيع والفاتورة

 

آخر تحديث: يونيو 2026