إرسال واعتماد أمر الشراء وإدارة حالاته في تريفو

ملخص سريع

بعد إنشاء أمر الشراء وإدخال بيانات المورد والأصناف والكميات والأسعار، يمكن حفظ السند ومراجعته قبل اعتماده.

يظهر أمر الشراء قبل الاعتماد بحالة مسودة، وبعد التأكد من البيانات يمكن اعتماده ومتابعة حالته من قائمة أوامر الشراء.

كما يوفر السند خيارات للإرسال، والنشاطات والتعليقات، والملاحظات، ومتابعة المستندات المرتبطة من خلال تبويب التحويل.

متى يتم اعتماد أمر الشراء؟

يتم اعتماد أمر الشراء بعد التأكد من بيانات المورد والأصناف والكميات والأسعار وباقي بيانات السند.

الاعتماد يعني تثبيت أمر الشراء للانتقال إلى المراحل التالية ضمن دورة المشتريات.

قبل اعتماد أمر الشراء

راجع البيانات الرئيسية الظاهرة في السند:

 

كما يجب مراجعة الأصناف والكميات والأسعار والخصومات والضرائب قبل الاعتماد.

حفظ أمر الشراء

عند إنشاء أمر شراء جديد، يمكن إدخال البيانات ثم الضغط على حفظ.

بعد الحفظ يبقى أمر الشراء قابلًا للمراجعة، ويظهر بحالة مسودة إلى أن يتم اعتماده.

اعتماد أمر الشراء

بعد مراجعة البيانات، اضغط على اعتماد من أعلى الشاشة.

بعد الاعتماد تتغير حالة أمر الشراء بحسب المرحلة التي وصل إليها السند.

ومن قائمة أوامر الشراء يمكن متابعة حالة كل أمر بشكل مباشر.

حالات أمر الشراء

تظهر في شاشة قائمة أوامر الشراء الحالات التالية في الصور المرفقة:

مسودة

تعني أن أمر الشراء لم يتم اعتماده بعد.

معتمد / محول

تظهر على أوامر الشراء التي تم اعتمادها وتحويلها ضمن دورة المشتريات.

وتعرض شاشة القائمة أيضًا بطاقات ملخصة لعدد أوامر الشراء، ومنها:

• عدد أوامر الشراء الكلي.

• عدد أوامر الشراء المعتمدة.

• عدد أوامر الشراء المسودة.

• عدد أوامر الشراء الملغية.

إرسال أمر الشراء

من القائمة الموجودة بجانب طباعة تظهر خيارات إرسال وتصدير أمر الشراء.

الخيارات الظاهرة هي:

• تصدير إلى إكسل.

• إرسال بريد إلكتروني.

• إرسال رسالة واتساب.

• إرسال رسالة.

تُستخدم الطريقة المناسبة حسب وسيلة التواصل المطلوبة والخدمات المفعلة في النظام.

متابعة النشاطات والتعليقات

من تبويب النشاطات يمكن توثيق ومتابعة الإجراءات المتعلقة بأمر الشراء.

تظهر في الشاشة إمكانيات مثل:

• إضافة تعليق.

• توجيه النشاط إلى مستخدم.

• تحديد نشاط.

• إضافة مرفق.

• الإشعار عبر إيميل.

• الإشعار عبر SMS.

• الإشعار عبر واتساب.

• مراجعة النشاطات والتعليقات السابقة.

• مراجعة سجل العمل.

• مراجعة الأرشيف.

الملاحظات

يحتوي أمر الشراء على تبويب الملاحظات، ويظهر فيه:

ملاحظات:
يستخدم لإدخال الملاحظات المرتبطة بأمر الشراء.

الملاحظات الآلية:
قسم منفصل للملاحظات الآلية داخل السند.

متابعة حالة أمر الشراء

ضمن تبويب معلومات إضافية تظهر حقول إضافية لمتابعة السند، ومنها:

 

حالة المتابعة تساعد على تنظيم متابعة أمر الشراء، وهي منفصلة عن حالة السند الأساسية الظاهرة مثل مسودة أو معتمد / محول.

متابعة المستندات المرتبطة بأمر الشراء

من تبويب التحويل يمكن مراجعة المستندات المرتبطة بأمر الشراء ضمن دورة المشتريات.

تظهر المراحل التالية:

• استدراج أسعار.

• أمر شراء.

• سندات الاستلام.

• فاتورة مشتريات.

ويظهر أمر الشراء الحالي داخل التسلسل، بينما تظهر المستندات الأخرى عند ارتباطها بالسند.

خيارات إضافية في أمر الشراء

من قائمة إجراءات تظهر مجموعة من العمليات الإضافية حسب حالة السند.

من الخيارات الظاهرة في الصور:

• الموافقات.

• مرفقات.

• نسخة مطابقة.

• طباعة ليبل باركود.

• الكميات المطلوبة حسب الحد الأدنى.

• الكميات المطلوبة حسب الحد الأقصى.

• الكميات المطلوبة حسب تحليل AI.

• إلغاء.

كما تظهر أثناء إنشاء أمر شراء جديد خيارات مثل:

• مرفقات.

• إدخال إكسل.

• قارئ الفواتير الذكي.

• الكميات المطلوبة حسب الحد الأدنى.

• الكميات المطلوبة حسب الحد الأقصى.

• الكميات المطلوبة حسب تحليل AI.

قد تختلف الخيارات المتاحة حسب حالة السند.

ماذا يحدث بعد الاعتماد؟

بعد اعتماد أمر الشراء يمكن متابعة تقدمه ضمن دورة المشتريات، ومراجعة المستندات المرتبطة به من تبويب التحويل.

كما يمكن الاستمرار باستخدام النشاطات والتعليقات والملاحظات وحالة المتابعة لتنظيم العمل على السند.

ملاحظات مهمة

• راجع بيانات المورد والأصناف والكميات والأسعار قبل الاعتماد.

• حالة مسودة تعني أن أمر الشراء لم يعتمد بعد.

• تظهر حالة أمر الشراء من شاشة القائمة ومن داخل السند.

• حالة المتابعة الموجودة في المعلومات الإضافية منفصلة عن حالة السند الأساسية.

• يمكن استخدام تبويب التحويل لمراجعة المستندات المرتبطة بأمر الشراء.

• خيارات الإجراءات قد تختلف بحسب حالة السند.

أسئلة شائعة

·       ما حالة أمر الشراء قبل الاعتماد؟
يظهر أمر الشراء بحالة مسودة.

·       كيف يتم اعتماد أمر الشراء؟
بعد مراجعة البيانات، يتم الضغط على اعتماد من أعلى السند.

·       كيف يمكن إرسال أمر الشراء؟
من خيارات الإرسال يمكن استخدام البريد الإلكتروني أو واتساب أو الرسائل، كما يمكن تصديره إلى إكسل.

·       أين يمكن متابعة المستندات المرتبطة بأمر الشراء؟
من تبويب التحويل.

·       هل توجد حالة متابعة مستقلة لأمر الشراء؟
نعم، يظهر حقل حالة المتابعة ضمن تبويب معلومات إضافية، مع زر تعديل الحالة.

مواضيع ذات صلة

• ما هو أمر الشراء؟

• كيفية إنشاء أمر شراء في تريفو.

• تحويل استدراج السعر إلى أمر شراء.

• تحويل أمر الشراء إلى سند استلام.

• الأسعار والخصومات والضرائب في أمر الشراء.

• الفرق بين استدراج السعر وأمر الشراء وسند الاستلام وفاتورة المشتريات.

• تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو.

آخر تحديث: سبتمبر 2026