كيفية انشاء سند استلام

ملخص سريع

يستخدم سند الاستلام في تريفو لتوثيق استلام الأصناف أو البضائع للعميل بشكل فعلي، وربط عملية الاستلام بحركة المخزون ضمن دورة المشتريات.

يمكن إنشاء سند الاستلام مباشرة أو من خلال تحويل أمر الشراء، مما يساعد على تسريع العمل وتقليل الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات.

يوضح هذا الدليل خطوات إنشاء سند تسليم وإضافة الأصناف واعتماد السند ومتابعة إجراءات الاستلام داخل النظام.

قبل البدء بأنشاء سند تسليم

قبل إنشاء سند تسليم، تأكد من توفر ما يلي:

·       وجود صلاحية لإنشاء سندات الاستلام.

·       اختيار المورد الصحيح.

·       التأكد من توفر الأصناف والكميات المطلوبة في المستودع.

·       تحديد المستودع الذي سيتم الاستلام منه.

·       مراجعة بيانات أمر الشراء إذا كان السند سيتم إنشاؤه من أمر بيع معتمد.

·       التأكد من صحة الأصناف والكميات قبل اعتماد الند.

 

 

 

 

لإنشاء سند تسليم جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح قسم المشتريات من القائمة الرئيسية.

2. اختر سندات الاستلام لفتح قائمة سندات الاستلام.

3. اضغط على زر جديد أو أضف سند تسليم في أعلى شاشة قائمة سندات الاستلام.

4. أدخل البيانات الأساسية مثل المورد، التاريخ، العملة، المستودع، ورقم المرجع إن وجد.

5.     إذا كان سند الاستلام مرتبطًا بأمر بيع، اختر أمر الشراء المطلوب لتحميل بياناته تلقائيًا.

6. من تبويب معلومات سند الاستلام، أضف المنتجات أو الخدمات المطلوب استلامها، أو راجع الأصناف التي تم تحميلها من أمر الشراء.

7. حدّد الكميات المطلوب استلامها لكل صنف، وتأكد من صحة البيانات.

8. من تبويب معلومات إضافية، راجع البيانات الإضافية مثل دفتر السندات، حالة السند، عنوان الاستلام، وتاريخ المرجع إن وجدت.

9. من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بالسند مثل التصنيف الضريبي، المندوب، خطة العمولات، ومركز التكلفة إن وجدت

10. راجع الأصناف والكميات وجميع البيانات قبل الحفظ.

11. اضغط حفظ للاحتفاظ بسند الاستلام كمسودة، أو اعتماد إذا كان السند جاهزًا حسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة

12. بعد اعتماد سند الاستلام، يتم تحديث حالة السند، ويمكن طباعته أو استخدامه لاستكمال دورة المشتريات حسب آلية العمل في المنشأة.

 

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة

الشرح	الحقل
التاريخ الذي يتم فيه إنشاء سند الاستلام أو تسجيله في النظام.	تاريخ السند
يستخدم لاختيار المورد الذي سيتم استلام الأصناف أو البضائع له.	الموردين والموردون
تحدد العملة المستخدمة داخل السند وسعر الصرف المرتبط بها إذا كانت مختلفة عن العملة الأساسية.	العملة - سعر الصرف
يستخدم لتسجيل رقم مرجعي داخلي أو رقم طلب مرتبط بسند الاستلام إن وجد.	رقم المرجع
المستودع الذي سيتم استلام وإدخال الأصناف إليه.	المستودع
التاريخ المتوقع أو المتفق عليه لاستلام الأصناف للعميل.	تاريخ التوريد
تحدد فئة الأسعار المستخدمة عند احتساب أسعار الأصناف داخل السند.	فئة السعر
يستخدم لإضافة الأصناف أو المنتجات المطلوب استلامها مع تحديد الكمية والسعر والخصم والضريبة لكل صنف.	جدول المنتجات
يساعد على إضافة الأصناف إلى السند بطريقة أسرع من خلال اختيارها من الكتالوج.	الكتالوج
يستخدم لتحديد الخصم على الصنف أو على السند حسب إعدادات النظام.	الخصم
تحدد الضريبة المطبقة على الأصناف ويتم بناءً عليها احتساب الضريبة والإجماليات.	الضريبة
يحتوي على بيانات إضافية مثل دفتر السندات، حالة المتابعة، السائق، وقت الوصول، رقم السيارة وتاريخ المرجع.	تبويب معلومات إضافية
حالة اختيارية تستخدمها المنشأة لمتابعة مراحل تنفيذ الاستلام مثل: قيد التجهيز، جاهز للتسليم، قيد الاستلام، تم الاستلام.	حالة المتابعة
يحدد دفتر السندات المستخدم في ترقيم سندات الاستلام.	دفتر السندات
اسم السائق المسؤول عن عملية الاستلام إن كانت المنشأة تستخدم بيانات النقل إن وجد.	السائق
الوقت الذي وصلت فيه البضاعة أو المركبة لتنفيذ عملية الاستلام.	وقت الوصول
رقم المركبة المستخدمة في عملية الاستلام إن وجدت.	رقم السيارة
يحتوي على بيانات مالية مرتبطة بالسند مثل التصنيف الضريبي وتاريخ احتساب الضريبة والمندوب ومركز التكلفة وخطة العمولات.	تبويب معلومات مالية
يستخدم لتحديد المعالجة الضريبية المناسبة للسند حسب نوع المورد أو العملية.	التصنيف الضريبي
التاريخ الذي يتم الاعتماد عليه في احتساب الضريبة داخل السند.	تاريخ احتساب الضريبة
الموظف أو مندوب المشتريات المسؤول عن متابعة عملية الشراء أو الاستلام.	المندوب
يستخدم لربط السند بمركز تكلفة معين لأغراض المتابعة والتقارير.	مركز التكلفة
تستخدم عند وجود نظام عمولات مرتبط بالمشتريات أو المندوبين.	خطة العمولات
يستخدم لإضافة أي ملاحظات داخلية أو ملاحظات تظهر في مستند سند الاستلام.	تبويب الملاحظات

بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة الأسعار والخصومات والضرائب والإجماليات

قبل حفظ السند او اعتماده

ملاحظة حول حالة العرض والترقيم

يوجد في سند الاستلام نوعان من الحالات:

الحالة النظامية للسند:(حالة السند)
وهي الحالة التي يحددها تريفو آلياً حسب الإجراء الذي يتم على سند الاستلام، مثل: مسودة، معتمد، ملغي، أو في انتظار الموافقة. هذه الحالة لا يتم تعديلها يدوياً، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها السند داخل دورة العمل.

حالة المتابعة:
وهي حالة اختيارية يمكن للمنشأة تعريفها حسب طبيعة عملها لمتابعة عمليات الاستلام، مثل: قيد التجهيز، جاهز للتسليم، قيد الاستلام، تم الاستلام، أو مؤجل. تساعد هذه الحالة فريق المشتريات والمستودعات على متابعة عمليات الاستلام دون التأثير على الحالة النظامية للسند أو على حركة المخزون.

أما بخصوص رقم سند الاستلام، فقد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وذلك لتجنب استهلاك أرقام رسمية قبل اعتماد السند. عند اعتماد سند الاستلام، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

ماذا يحدث بعد الحفظ أو الاعتماد؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات سند الاستلام وإضافة الأصناف أو المنتجات، يمكنك حفظ السند أو اعتماده حسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

عند حفظ سند الاستلام

يتم الاحتفاظ بسند الاستلام في النظام كمسودة أو كسند غير معتمد، ويمكن الرجوع إليه لاحقاً لمراجعته أو تعديل بياناته حسب الصلاحيات. في هذه المرحلة لا يتم تنفيذ عملية الاستلام بشكل فعلي، ويبقى السند قابلاً للتعديل والمراجعة قبل الاعتماد.

عند اعتماد سند الاستلام

يصبح سند الاستلام جاهزاً للاستخدام الرسمي داخل دورة المشتريات، ويتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام. بعد الاعتماد يتم تقييد التعديل على السند في تريفو، وذلك للحفاظ على نسخة معتمدة وواضحة من بيانات الاستلام.

عند اعتماد سند الاستلام، يتم تسجيل عملية الاستلام حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة، وقد يؤدي ذلك إلى تحديث حركة المخزون وإدخال الكميات التي تم استلامها من المستودع المحدد.

بعد الحفظ أو الاعتماد

بعد الحفظ أو الاعتماد، يمكن تنفيذ إجراءات إضافية على سند الاستلام حسب الصلاحيات ودورة العمل، مثل:

·       طباعة سند الاستلام أو تصديره بصيغة PDF.

·       متابعة حالة الاستلام من خلال حالة المتابعة.

·       مراجعة بيانات الأصناف والكميات التي تم استلامها.

·       إلغاء السند إذا لم يعد مطلوباً، مع الاحتفاظ بنسخة منه في النظام بحالة ملغى.

·       إنشاء فاتورة مشتريات بناءً على سند الاستلام حسب دورة العمل المعتمدة.

قد يختلف تأثير سند الاستلام على الحسابات أو المخزون حسب إعدادات النظام ودورة العمل المعتمدة في تريفو.

أسئلة شائعة حول إنشاء سند الاستلام

·       من أين يمكن إنشاء سند تسليم جديد في تريفو؟

يمكن إنشاء سند تسليم جديد من خلال الدخول إلى المشتريات ← سندات الاستلام، ثم الضغط على زر إضافة سند تسليم.

·       هل يجب اختيار المورد قبل إضافة الأصناف؟

نعم، يفضل اختيار المورد أولاً قبل إضافة الأصناف، لأن بعض البيانات قد ترتبط بالمورد مثل الأسعار أو المعلومات المرتبطة بعملية الاستلام.

·       هل يمكن إنشاء سند تسليم بدون اختيار عميل؟

لا، يجب اختيار المورد قبل حفظ سند الاستلام حسب إعدادات النظام المعتمدة.

·       هل يمكن إضافة أكثر من صنف داخل سند الاستلام؟

نعم، يمكن إضافة عدد غير محدود من الأصناف أو المنتجات داخل سند الاستلام مع تحديد الكميات المطلوبة لكل صنف.

·       هل يمكن تعديل الكميات داخل سند الاستلام؟

نعم، يمكن تعديل الكميات قبل حفظ السند أو اعتماده حسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       ما فائدة تحديد المستودع داخل سند الاستلام؟

يساعد تحديد المستودع على معرفة مصدر الأصناف التي سيتم استلامها وربط حركة الاستلام بالمخزون الصحيح.

·       هل يمكن إنشاء سند تسليم من أمر الشراء؟

نعم، يمكن إنشاء سند تسليم من أمر الشراء دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات المورد أو الأصناف مرة أخرى.

·       هل يمكن حفظ سند الاستلام كمسودة؟

نعم، يمكن حفظ السند كمسودة والعودة إليه لاحقاً لاستكمال البيانات أو تعديلها قبل الاعتماد.

·       متى أحفظ سند الاستلام ومتى أعتمده؟

استخدم الحفظ عندما تكون البيانات ما زالت قيد المراجعة، واستخدم الاعتماد بعد التأكد من صحة البيانات وجاهزية عملية الاستلام.

·       هل يحصل سند الاستلام على رقم مباشرة عند الإنشاء؟

قد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وعند الاعتماد يتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد حفظه؟

نعم، يمكن تعديل سند الاستلام بعد حفظه ما دام في حالة تسمح بالتعديل وحسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد اعتماده؟

يعتمد ذلك على إعدادات النظام والصلاحيات المعتمدة في المنشأة، وقد يتطلب الأمر إلغاء السند أو إنشاء سند جديد.

·       هل يؤثر سند الاستلام على المخزون؟

نعم، قد يؤدي اعتماد سند الاستلام إلى تسجيل حركة إدخال للأصناف إلى المستودع حسب دورة العمل المعتمدة.

·       هل يمكن طباعة سند الاستلام بعد إنشائه؟

نعم، يمكن طباعة سند الاستلام أو تصديره بصيغة PDF حسب الصلاحيات والإعدادات المتاحة.

·       ماذا أفعل بعد اعتماد سند الاستلام؟

بعد الاعتماد يمكن متابعة حالة الاستلام أو إنشاء فاتورة مشتريات أو تنفيذ الإجراءات المرتبطة بدورة العمل المعتمدة في المنشأة.

ملاحظات هامة

·       تأكد من اختيار المورد الصحيح قبل إضافة الأصناف.

·       راجع الم ستودع المحدد قبل حفظ أو اعتماد سند الاستلام.

·       تأكد من توفر الكميات المطلوبة داخل المستودع قبل تنفيذ عملية الاستلام.

·       راجع الأصناف والكميات بعناية قبل اعتماد السند.

·       قد لا يظهر رقم السند الرسمي إلا بعد الاعتماد حسب إعدادات النظام.

·       بعد اعتماد سند الاستلام قد يتم تقييد التعديل على السند حسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       قد يؤثر اعتماد سند الاستلام على حركة المخزون حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة.

·       يفضل ربط سند الاستلام بأمر الشراء لتسهيل متابعة دورة المشتريات.

·       تأكد من مراجعة بيانات الاستلام قبل طباعة السند أو مشاركته مع الجهات المعنية.

مواضيع ذات صلة

·       ما هو سند الاستلام

·       شرح حقول سند  الاستلام

·       إرسال واعتماد سند الاستلام وإدارة حالاته

·       الأسعار والخصومات والضرائب في سند الاستلام

·       الفرق بين عرض السعر وأمر الشراء وسند الاستلام وفاتورة المشتريات

 

اخر تحديث : يونيو 2026