تعريف الموافقة على إذن الصرف والموافقة عليه أو رفضه | تريفو
ملخص سريع
تتيح دورة الموافقات في تريفو إرسال إذن الصرف إلى المسؤولين المحددين لمراجعته قبل الاعتماد.
عند حفظ إذن الصرف الخاضع للموافقة، تظهر حالته مسودة – في حالة الانتظار. ويمكن للمسؤول مراجعة بياناته وشروط الموافقة، ثم الموافقة عليه أو رفضه.
- عند الموافقة، تعود حالة الإذن إلى مسودة، ويجب اعتماده بصورة منفصلة.
- عند الرفض، تصبح حالته مسودة – مرفوض.
- لا تنفذ الموافقة أو الرفض أي أثر مالي أو محاسبي للسند.
ما المقصود بالموافقة على إذن الصرف؟
الموافقة على إذن الصرف هي إجراء رقابي يتيح مراجعة السند من قِبل المسؤولين قبل السماح باعتماده.
تساعد دورة الموافقات على التأكد من صحة بيانات المصروف ومصدر سداده والمبلغ والبيانات المرتبطة به قبل تنفيذ أثره المالي والمحاسبي.
ولا تعني الموافقة اعتماد إذن الصرف؛ إذ يبقى السند بحاجة إلى تنفيذ خيار اعتماد بعد اكتمال الموافقة عليه.
متى تُستخدم الموافقة على إذن الصرف؟
تُستخدم الموافقة عندما تتطلب سياسة المنشأة مراجعة أذونات الصرف قبل اعتمادها، مثل:
- مراجعة المصروفات قبل تثبيتها.
- التأكد من صحة قيمة المصروف.
- التحقق من مصدر السداد.
- مراجعة الصندوق أو الموظف المرتبط بالسند.
- التأكد من استيفاء شروط الموافقة المعتمدة.
- منع اعتماد السند قبل مراجعته من المسؤول.
قبل أن تبدأ
قبل استخدام دورة الموافقات، تأكد من:
- تعريف موافقة خاصة بإذن الصرف.
- تحديد شروط الموافقة المطلوبة.
- تحديد المستخدمين المسؤولين عن الموافقة.
- منح المستخدمين الصلاحيات اللازمة.
- حفظ إذن الصرف وإرساله ضمن دورة الموافقات.
- استكمال بيانات إذن الصرف قبل اتخاذ قرار الموافقة أو الرفض.
تعريف الموافقة الخاصة بإذن الصرف
لإخضاع أذونات الصرف لدورة الموافقات، يجب إنشاء تعريف موافقة مرتبط بهذا النوع من السندات.
من شاشة تعريف الموافقات:
- أنشئ تعريف موافقة جديدًا.
- حدد إذن الصرف باعتباره نوع السند المرتبط بالموافقة.
- أدخل شروط الموافقة المطلوبة.
- حدد المسؤولين عن مراجعة السند.
- احفظ تعريف الموافقة.
بعد حفظ التعريف، تخضع أذونات الصرف المطابقة للشروط لدورة الموافقات المحددة.
ماذا يحدث عند حفظ إذن الصرف؟
عند حفظ إذن صرف تنطبق عليه شروط الموافقة، تظهر حالته:
مسودة – في حالة الانتظار
تعني هذه الحالة أن السند:
- ما زال بحالة مسودة.
- ينتظر قرار المسؤول.
- لم يُعتمد بعد.
- لم يُنفذ أثره المالي والمحاسبي.
لا يمكن اعتبار السند معتمدًا لمجرد دخوله دورة الموافقات.
الوصول إلى شاشة الموافقات
يمكن الوصول إلى موافقات إذن الصرف بطريقتين.
الطريقة الأولى: من شاشة الموافقات
افتح شاشة الموافقات لعرض السندات التي تحتاج إلى مراجعتك والموافقة عليها أو رفضها ولكن تأكد من وجود صلاحيتك للموافقات على السند
تعرض الشاشة بطاقات علوية تساعد على متابعة الموافقات، ومنها:
|
ما تعرضه البطاقة |
البطاقة |
|
العدد الإجمالي للموافقات الظاهرة للمستخدم. |
إجمالي الموافقات |
|
عدد الموافقات التي وافق عليها المستخدم. |
الموافقات المقبولة |
|
عدد الموافقات التي رفضها المستخدم. |
الموافقات المرفوضة |
الطريقة الثانية: من شاشة أذونات الصرف
يمكن فتح الموافقات المرتبطة بإذن صرف محدد مباشرةً من شاشة قائمة الأذونات:
- ابحث عن إذن الصرف المطلوب.
- من عمود خيارات، اضغط على النقاط الثلاث بجانب السند.
- اختر الموافقات.
- يعرض النظام الموافقات المرتبطة بالإذن لمراجعتها ومتابعة حالتها.
يظهر خيار الموافقات إلى جانب الإجراءات الأخرى المتاحة بحسب حالة السند وصلاحيات المستخدم.
التعرف على جدول الموافقات
يعرض الجدول السفلي السندات التي تنتظر الموافقة عليها أو رفضها.
|
شرح العمود |
العمود |
|
يوضح نوع السند المرتبط بطلب الموافقة، مثل إذن الصرف. |
نوع السند |
|
يعرض تاريخ إنشاء السند أو طلب الموافقة. |
تاريخ الإنشاء |
|
يعرض الشروط المطلوبة للموافقة على السند. |
شروط الموافقة |
|
يتيح فتح تفاصيل السند ومراجعة بياناته. |
التفاصيل |
يمكن الضغط على شروط الموافقة للاطلاع على الشروط المرتبطة بالسند، كما يمكن فتح التفاصيل لمراجعة بيانات إذن الصرف قبل اتخاذ القرار.
.
مراجعة تفاصيل إذن الصرف
قبل الموافقة على الإذن أو رفضه، افتح التفاصيل وراجع بيانات السند، ومنها:
- بيانات إذن الصرف.
- قيمة المصروف.
- حساب المصروف.
- مصدر السداد.
- الصندوق أو الموظف المحدد، بحسب مصدر السداد.
- العملة وسعر الصرف.
- الضريبة، عند استخدامها.
- مركز التكلفة.
- بيانات المرجع.
- الملاحظات والمرفقات.
- شروط الموافقة المرتبطة بالسند.
يجب اتخاذ القرار بعد التأكد من صحة البيانات واستيفاء شروط الموافقة.
.
الموافقة على إذن الصرف
للموافقة على الإذن:
- افتح شاشة الموافقات.
- حدد إذن الصرف المطلوب.
- راجع شروط الموافقة.
- افتح تفاصيل السند وتأكد من صحة بياناته.
- اضغط على خيار الموافقة.
بعد الموافقة:
- تُسجل الموافقة ضمن بيانات السند.
- تنتقل حالة إذن الصرف من مسودة – في حالة الانتظار إلى مسودة.
- لا يصبح إذن الصرف معتمدًا تلقائيًا.
- لا يُنفذ أثره المالي أو المحاسبي.
- يجب فتح الإذن واختيار اعتماد بصورة منفصلة.
اعتماد إذن الصرف بعد الموافقة عليه
بعد الموافقة على الإذن، يعود إلى حالة مسودة.
لتنفيذ أثره:
- افتح شاشة قائمة أذونات الصرف.
- ابحث عن الإذن الذي تمت الموافقة عليه.
- افتح السند وراجع بياناته.
- اضغط على اعتماد.
بعد الاعتماد، تتغير حالة السند إلى معتمد ويُنفذ أثره المالي والمحاسبي بحسب بياناته وإعدادات النظام.
الموافقة تسمح باستكمال الإجراء، أما الاعتماد فهو الذي يثبت السند وينفذ أثره.
رفض إذن الصرف
إذا كانت بيانات الإذن غير صحيحة أو لم يستوفِ شروط الموافقة:
- افتح إذن الصرف المطلوب من شاشة الموافقات.
- راجع بياناته وشروط الموافقة.
- اضغط على خيار الرفض.
بعد الرفض:
- تصبح حالة الإذن مسودة – مرفوض.
- لا يصبح السند معتمدًا.
- لا يُنفذ أي أثر مالي أو محاسبي.
- يظهر قرار الرفض ضمن موافقات السند.
حالات إذن الصرف ضمن دورة الموافقات
|
معنى الحالة |
حالة السند |
|
السند محفوظ وينتظر قرار المسؤول. |
مسودة – في حالة الانتظار |
|
تمت الموافقة على السند، لكنه لم يُعتمد بعد. |
مسودة |
|
تم رفض السند وما زال غير معتمد. |
مسودة – مرفوض |
|
تم اعتماد السند وتنفيذ أثره. |
معتمد |
الفرق بين الموافقة والرفض والاعتماد
|
النتيجة |
الإجراء |
|
قبول الإذن ضمن دورة الموافقات وإعادته إلى حالة مسودة دون تنفيذ أثره. |
الموافقة |
|
تحويل الإذن إلى حالة مسودة – مرفوض دون تنفيذ أثره. |
الرفض |
|
تثبيت إذن الصرف وتنفيذ أثره المالي والمحاسبي وتحويله إلى معتمد. |
الاعتماد |
الأثر المالي والمحاسبي
لا تؤدي الموافقة أو الرفض إلى إنشاء أثر مالي أو محاسبي لإذن الصرف.
يُنفذ الأثر فقط بعد الموافقة على الإذن، ثم فتحه وتنفيذ خيار اعتماد بصورة منفصلة.
يعتمد الأثر الناتج عند الاعتماد على:
- حساب المصروف.
- مصدر السداد.
- الصندوق أو حساب الموظف المحدد.
- الضريبة.
- مركز التكلفة.
- إعدادات الحسابات في المنشأة.
ملاحظات مهمة
- يجب تعريف الموافقة الخاصة بإذن الصرف قبل استخدامها.
- راجع شروط الموافقة قبل اتخاذ القرار.
- افتح تفاصيل الإذن وتأكد من صحة بياناته.
- حالة مسودة – في حالة الانتظار لا تعني أن السند معتمد.
- الموافقة لا تنفذ أثر السند.
- بعد الموافقة، تعود حالة الإذن إلى مسودة.
- يجب اعتماد الإذن بصورة منفصلة بعد الموافقة عليه.
- عند الرفض، تصبح حالة الإذن مسودة – مرفوض.
- لا ينشأ أثر مالي أو محاسبي عند الموافقة أو الرفض.
- يمكن الوصول إلى الموافقات من شاشة الموافقات أو من خيارات إذن الصرف.
الأسئلة الشائعة
· ماذا تعني حالة «مسودة – في حالة الانتظار»؟
تعني أن إذن الصرف محفوظ، لكنه ينتظر قرار المسؤول ضمن دورة الموافقات ولم يتم اعتماده بعد.
· هل تؤدي الموافقة على إذن الصرف إلى اعتماده؟
لا. بعد الموافقة تعود حالة الإذن إلى مسودة، ويجب تنفيذ خيار اعتماد بصورة منفصلة.
· ماذا يحدث عند رفض إذن الصرف؟
تتغير حالته إلى مسودة – مرفوض، ولا يُنفذ أي أثر مالي أو محاسبي.
· هل تُنشئ الموافقة قيدًا محاسبيًا؟
لا. يُنفذ الأثر المالي والمحاسبي عند اعتماد إذن الصرف، وليس عند الموافقة عليه.
· كيف يمكن الوصول إلى موافقات إذن صرف محدد؟
من شاشة قائمة أذونات الصرف، اضغط على النقاط الثلاث في عمود خيارات بجانب الإذن، ثم اختر الموافقات.
· أين يمكن مراجعة شروط الموافقة؟
تظهر شروط الموافقة ضمن جدول الموافقات، ويمكن فتحها ومراجعتها قبل الموافقة على السند أو رفضه.
· هل يمكن مراجعة بيانات الإذن قبل اتخاذ القرار؟
نعم. يمكن فتح التفاصيل من جدول الموافقات ومراجعة بيانات إذن الصرف قبل الموافقة أو الرفض.
· ماذا أفعل بعد الموافقة على الإذن؟
افتح إذن الصرف من شاشة الأذونات، وراجع بياناته، ثم نفّذ خيار اعتماد لتثبيت السند وتنفيذ أثره.
مواضيع ذات صلة
- ما هو إذن الصرف وكيفية إنشائه واعتماده؟
- ما الفرق بين الموافقة والاعتماد؟
- إدارة حسابات المصروفات.
- إدارة الصناديق.
- التعرف على مراكز التكلفة.
- التعامل مع المرفقات في السندات المالية.