ربط المنتج بالمستودعات وإعداد بيانات المخزون في تريفو
ملخص سريع
يُستخدم تبويب المنتجات والمستودعات داخل بطاقة المنتج لتوزيع الكمية الافتتاحية للمنتج على المستودعات، وتحديد حدود المخزون الخاصة بكل مستودع.
من خلال هذا التبويب، يمكنك:
- تسجيل كمية المخزون الافتتاحية للمنتج في كل مستودع.
- تحديد أقل كمية للتذكير في كل مستودع.
- تحديد الحد الأقصى للكمية في كل مستودع.
- مراجعة مجموع الكميات الافتتاحية والكمية الحالية للمنتج.
- إضافة مستودع جديد عند الحاجة.
نطاق هذا الملف: يشرح هذا الملف إعداد بيانات المخزون وربط المنتج بالمستودعات فقط. أما إنشاء بطاقة المنتج وإدخال معلوماته الأساسية، فيتم شرحه في ملف إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.
متى تستخدم إعدادات المخزون؟
استخدم هذه الإعدادات عند تجهيز منتج مخزني وربطه بالمستودعات التي سيتم حفظ كمياته فيها.
تُستخدم إعدادات المخزون في الحالات التالية:
- عند إنشاء منتج جديد وتسجيل كميته الافتتاحية.
- عند توزيع الكمية الافتتاحية على مستودع واحد أو أكثر.
- عند تحديد أقل كمية يجب التنبيه عند الوصول إليها.
- عند تحديد الحد الأقصى للكمية في المستودع.
- عند إضافة مستودع جديد وربطه بالمنتج.
- عند مراجعة إجمالي الكمية الافتتاحية والكمية الحالية للمنتج.
قبل البدء
قبل إعداد بيانات المخزون للمنتج، تأكد مما يلي:
- تم إنشاء بطاقة المنتج وإدخال معلوماته الأساسية.
- تم تعريف الوحدة الرئيسية للمنتج.
- تم تعريف المستودعات التي سيتم تخزين المنتج فيها.
- تم تحديد الكمية الافتتاحية الموجودة فعليًا في كل مستودع.
- تم تحديد أقل كمية للتذكير والحد الأقصى لكل مستودع، إذا كانت المنشأة تعتمد هذه الحدود.
- يمتلك المستخدم صلاحية تعديل بطاقة المنتج وحفظها.
الوصول إلى تبويب المنتجات والمستودعات
للوصول إلى إعدادات المخزون الخاصة بالمنتج:
- من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المنتجات والمستودعات.
- افتح تعريف المنتجات.
- انتقل إلى قائمة المنتجات.
- افتح بطاقة المنتج المطلوب إعداد بيانات مخزونه.
- انتقل إلى تبويب المنتجات والمستودعات.
البيانات الإجمالية للمخزون
يظهر في أعلى التبويب حقلان لمراجعة كميات المنتج:
|
الاستخدام |
الحقل |
|
يعرض مجموع الكميات الافتتاحية المسجلة للمنتج في المستودعات. |
مجموع الكميات الافتتاحية |
|
يعرض الكمية الحالية للمنتج. |
الكمية الحالية |
مجموع الكميات الافتتاحية
يعرض حقل مجموع الكميات الافتتاحية إجمالي الكميات التي تم إدخالها في عمود كمية المخزون الابتدائي للوحدة الرئيسية.
عند توزيع الكمية الافتتاحية على أكثر من مستودع، يجمع النظام الكميات المسجلة ويعرض الناتج في هذا الحقل.
لا يتم إدخال المجموع يدويًا؛ وإنما يتغير بحسب الكميات المدخلة في جدول المستودعات.
الكمية الحالية
يعرض حقل الكمية الحالية كمية المنتج الحالية الظاهرة في بطاقة المنتج.
عند إعداد منتج جديد وتسجيل مخزونه الافتتاحي، تظهر الكمية بناءً على بيانات المخزون المسجلة.
يظهر بجانب الحقل زر مخصص لمراجعة أو احتساب الكمية الحالية وفق الخيار المتاح في الشاشة.
جدول المستودعات
يعرض الجدول المستودعات المتاحة في النظام، ويتيح تسجيل إعدادات المخزون الخاصة بالمنتج داخل كل مستودع.
تتضمن بيانات الجدول ما يلي:
|
الاستخدام |
الحقل |
|
يعرض اسم المستودع الذي يتم إعداد بيانات المنتج فيه. |
المستودع |
|
تسجيل كمية المنتج الموجودة في المستودع عند بداية استخدامه في النظام. |
كمية المخزون الابتدائي للوحدة الرئيسية |
|
تحديد الكمية التي يُستخدم الوصول إليها للتذكير بانخفاض المخزون. |
أقل كمية للتذكير |
|
تحديد أعلى كمية معتمدة للمنتج في المستودع. |
الحد الأقصى |
المستودع
يعرض عمود المستودع أسماء المستودعات المعرفة في النظام.
يظهر كل مستودع في سطر مستقل، مما يسمح بإدخال بيانات مختلفة للمنتج في كل مستودع.
إذا كان المنتج موجودًا في أكثر من مستودع، يجب مراجعة كل سطر وتسجيل الكمية والحدود الخاصة بالمستودع المقابل له.
تسجيل كمية المخزون الابتدائي
استخدم حقل كمية المخزون الابتدائي للوحدة الرئيسية لتسجيل كمية المنتج الموجودة في المستودع عند بداية استخدام المنتج في النظام.
لإدخال الكميات:
- حدد المستودع المطلوب من الجدول.
- انتقل إلى حقل كمية المخزون الابتدائي للوحدة الرئيسية في السطر نفسه.
- أدخل الكمية الموجودة فعليًا في المستودع.
- كرر الخطوات لكل مستودع يحتوي على كمية افتتاحية من المنتج.
ترتبط الكمية المدخلة بالوحدة الرئيسية للمنتج، لذلك يجب التأكد من إدخالها وفق الوحدة المعتمدة في بطاقة المنتج.
إذا لم تكن هناك كمية افتتاحية في مستودع معين، تبقى قيمة الكمية صفرًا.
يجب تسجيل الكمية في سطر المستودع الصحيح، خصوصًا عند وجود عدة مستودعات، حتى لا يتم توزيع المخزون الافتتاحي بصورة غير صحيحة.
تحديد أقل كمية للتذكير
استخدم حقل أقل كمية للتذكير لتحديد الكمية التي يتم عند الوصول إليها اعتبار مخزون المنتج منخفضًا في المستودع.
يمكن أن تختلف هذه الكمية من مستودع إلى آخر بحسب معدل حركة المنتج والحاجة إلى إعادة توفيره.
لإعدادها:
- انتقل إلى سطر المستودع المطلوب.
- أدخل أقل كمية معتمدة للتذكير.
- كرر العملية في المستودعات الأخرى عند الحاجة.
إذا لم تكن هناك كمية محددة للتذكير، اترك القيمة وفق الإعداد المطلوب للمنتج.
تحديد الحد الأقصى
استخدم حقل الحد الأقصى لتحديد أعلى كمية معتمدة للمنتج داخل كل مستودع.
يمكن تسجيل حد أقصى مختلف لكل مستودع بحسب سعته أو سياسة الاحتفاظ بالمخزون فيه.
لإعداده:
- انتقل إلى سطر المستودع المطلوب.
- أدخل الحد الأقصى للكمية.
- راجع القيمة وتأكد من ارتباطها بالمستودع الصحيح.
- كرر العملية لبقية المستودعات عند الحاجة.
مراجعة إجمالي حدود المخزون
يظهر أسفل جدول المستودعات إجمالي القيم المسجلة في الأعمدة، ومنها:
- أقل كمية للتذكير: يعرض إجمالي القيم المسجلة للمستودعات.
- الحد الأقصى: يعرض إجمالي الحدود القصوى المسجلة للمستودعات.
تتغير هذه القيم بحسب البيانات المدخلة في سطور المستودعات، وتُستخدم لمراجعة الإجمالي قبل حفظ بطاقة المنتج.
إضافة مستودع جديد
إذا لم يكن المستودع المطلوب ظاهرًا في الجدول، يمكنك إنشاء مستودع جديد من خلال زر الإضافة الموجود بجانب عنوان المستودع.
لإضافة المستودع:
- اضغط على زر الإضافة بجانب عنوان المستودع.
- تظهر نافذة إضافة مستودع جديد.
- أدخل اسم المستودع في الحقل المخصص.
- اضغط على حفظ.
بعد حفظ المستودع، أغلق النافذة عند الحاجة وراجع جدول المستودعات لإكمال إعداد بيانات المنتج.
مكان الصورة الرابعة:
بعد خطوات إضافة المستودع.
الصورة المطلوبة:
صورة نافذة إضافة مستودع جديد.
النص أسفل الصورة:
نافذة إضافة مستودع جديد من داخل تبويب المنتجات والمستودعات.
إذا كان المستودع موجودًا مسبقًا، استخدم السطر الخاص به ولا تُنشئ مستودعًا آخر بالاسم نفسه.
مراجعة البيانات قبل الحفظ
قبل حفظ بطاقة المنتج، راجع ما يلي:
- تأكد من إدخال الكمية الافتتاحية في المستودع الصحيح.
- تحقق من أن الكمية مسجلة وفق الوحدة الرئيسية للمنتج.
- راجع الكميات المدخلة في جميع المستودعات.
- تأكد من صحة مجموع الكميات الافتتاحية.
- راجع الكمية الحالية الظاهرة للمنتج.
- تحقق من أقل كمية للتذكير في كل مستودع.
- تأكد من صحة الحد الأقصى لكل مستودع.
- راجع الإجماليات الظاهرة أسفل الجدول.
- تأكد من عدم إنشاء مستودع مكرر عند إضافة مستودع جديد.
حفظ إعدادات المخزون
بعد الانتهاء من إدخال بيانات المستودعات ومراجعتها، اضغط على زر حفظ الموجود أعلى بطاقة المنتج.
يجب حفظ بطاقة المنتج حتى تبقى الكميات والحدود المدخلة مرتبطة به.
ماذا يحدث بعد حفظ بيانات المخزون؟
بعد حفظ بطاقة المنتج:
- تُحفظ الكمية الافتتاحية المسجلة في كل مستودع.
- يظهر مجموع الكميات الافتتاحية للمنتج.
- تُحفظ أقل كمية للتذكير لكل مستودع.
- يُحفظ الحد الأقصى المحدد لكل مستودع.
- تبقى بيانات المنتج مرتبطة بالمستودعات الظاهرة في الجدول.
- يمكن مراجعة بيانات المخزون لاحقًا من بطاقة المنتج.
يجب إدخال الكمية الافتتاحية بدقة؛ لأنها تمثل كمية المنتج الموجودة عند بدء تسجيله في النظام، وليست كمية شراء جديدة.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
- تسجيل الكمية في سطر مستودع غير صحيح.
- إدخال الكمية بوحدة مختلفة عن الوحدة الرئيسية للمنتج.
- إدخال كامل الكمية في مستودع واحد رغم توزيعها فعليًا على عدة مستودعات.
- عدم مراجعة مجموع الكميات الافتتاحية بعد إدخال البيانات.
- إدخال أقل كمية للتذكير بصورة غير مناسبة لحركة المنتج.
- إدخال حد أقصى غير صحيح للمستودع.
- إنشاء مستودع جديد رغم وجوده مسبقًا.
- إدخال اسم مستودع غير واضح أو مكرر.
- الخروج من بطاقة المنتج من دون الضغط على حفظ.
ملاحظات مهمة
- تظهر المستودعات المعرفة في النظام داخل الجدول.
- يتم تسجيل بيانات كل مستودع في سطر مستقل.
- ترتبط الكمية الافتتاحية بالوحدة الرئيسية للمنتج.
- يمكن أن تختلف كمية المنتج وحدود المخزون من مستودع إلى آخر.
- المستودع الذي لا يحتوي على كمية افتتاحية للمنتج يمكن أن تبقى كميته صفرًا.
- يتم احتساب مجموع الكميات الافتتاحية من القيم المسجلة في المستودعات.
- يجب الضغط على حفظ بعد الانتهاء من إعداد بيانات المخزون.
- يمكن إنشاء مستودع جديد من زر الإضافة الموجود بجانب عنوان المستودع.
- يشرح هذا الملف إعداد المنتج داخل المستودعات، أما إدارة المستودعات بالتفصيل فتُشرح في الملف المخصص لها.
الأسئلة الشائعة
· ما المقصود بكمية المخزون الابتدائي؟
هي كمية المنتج الموجودة فعليًا في المستودع عند بداية تسجيله واستخدامه في النظام.
· هل يتم إدخال الكمية الافتتاحية لكل مستودع بصورة منفصلة؟
نعم، يتم تسجيل كمية كل مستودع في السطر الخاص به.
· ماذا أفعل إذا لم يكن المنتج موجودًا في أحد المستودعات؟
اترك كمية المخزون الابتدائي لذلك المستودع صفرًا.
· كيف يتم احتساب مجموع الكميات الافتتاحية؟
يجمع النظام الكميات الافتتاحية المدخلة في سطور المستودعات ويعرض الناتج في حقل مجموع الكميات الافتتاحية.
· ما المقصود بالكمية الحالية؟
هي كمية المنتج الحالية الظاهرة في بطاقة المنتج.
· ما المقصود بأقل كمية للتذكير؟
هي الكمية التي يتم تحديدها للتذكير عند انخفاض مخزون المنتج والوصول إليها.
· هل يمكن تحديد أقل كمية مختلفة لكل مستودع؟
نعم، يحتوي كل مستودع على حقل مستقل لتحديد أقل كمية للتذكير.
· ما المقصود بالحد الأقصى؟
هو أعلى كمية يتم تحديدها للمنتج داخل المستودع.
· هل يمكن تحديد حد أقصى مختلف لكل مستودع؟
نعم، يتم إدخال الحد الأقصى بصورة مستقلة في سطر كل مستودع.
· هل يمكن إضافة مستودع من داخل بطاقة المنتج؟
نعم، اضغط على زر الإضافة بجانب عنوان المستودع، ثم أدخل اسم المستودع واضغط على حفظ.
· هل يجب حفظ بطاقة المنتج بعد إدخال بيانات المخزون؟
نعم، يجب الضغط على حفظ أعلى البطاقة حتى تُحفظ البيانات المدخلة.
مواضيع ذات صلة
- نظرة عامة على تعريف المنتجات في تريفو.
- قائمة المنتجات والبحث عن منتج.
- إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.
- إعداد بيانات المبيعات للمنتج.
- إعداد بيانات المشتريات للمنتج.
- تعريف المستودعات.
- إضافة باركود للمنتج وإدارته.
- إعداد حسابات المنتج.
- تعريف وحدات المنتجات.
- إدارة المنتج بعد الحفظ.