إرسال واعتماد عرض السعر وإدارة حالاته
إرسال واعتماد عرض السعر وإدارة حالاته
ملخص سريع
بعد إنشاء عرض السعر في تريفو، يمكنك حفظه كمسودة إذا كان ما زال قيد المراجعة، أو اعتماده إذا أصبح جاهزاً للإرسال أو المتابعة مع العميل.
بعد ذلك يمكن تنفيذ إجراءات إضافية عليه مثل الطباعة، التصدير إلى PDF، الإرسال عبر البريد الإلكتروني أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مدعومة في النظام، وكذلك متابعة حالته التجارية (حالة المتابعة) مثل: مرسل، مقبول، مرفوض، ملغي، أو محول إلى أمر بيع.
يساعدك هذا الدليل على فهم الفرق بين الحفظ والاعتماد، ومتى يمكن تعديل العرض، وكيفية إدارته داخل دورة العمل بشكل منظم وواضح.
ما الفرق بين حفظ العرض واعتماد العرض؟
عند حفظ عرض السعر
عند الضغط على حفظ، يتم الاحتفاظ بعرض السعر داخل النظام كسند مسودة.
ويستخدم هذا الخيار عندما لا تكون بيانات العرض مكتملة بعد، أو عندما تحتاج إلى مراجعة داخلية قبل إرساله للعميل او تحتاج إضافة او تعديل محتويات العرض.
في هذه المرحلة:
- يمكن الرجوع إلى العرض وتعديله لاحقاً حسب الصلاحيات.
- لا يتم إصدار رقم رسمي نهائي للسند .
- لا يتم إنشاء قيود محاسبية.
- لا يتم خصم أو حجز كميات من المخزون.
- يبقى العرض في مرحلة التحضير أو المراجعة.
عند اعتماد عرض السعر
عند الضغط على اعتماد، يصبح عرض السعر معتمداً وجاهزاً للاستخدام الرسمي ضمن دورة البيع.
في هذه المرحلة:
- يتم تثبيت العرض بصيغته المعتمدة.
- يتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.
- لا يمكن التعديل على العرض بعد الاعتماد.
- يصبح العرض جاهزاً للطباعة أو الإرسال للعميل أو المتابعة عليه.
- لا ينشأ أثر محاسبي أو مخزني بمجرد الاعتماد.
متى يكون العرض مسودة؟
يكون عرض السعر في حالة مسودة عندما يتم إنشاؤه وحفظه دون اعتماد.
تستخدم حالة المسودة عادة في الحالات التالية:
- عندما يكون العرض ما زال قيد الإعداد.
- عندما تحتاج الأسعار أو الخصومات إلى مراجعة.
- عندما لم يتم الانتهاء من إدخال جميع البنود.
- عندما يحتاج العرض إلى موافقة داخلية قبل اعتماده.
- عندما يرغب المستخدم بحفظ العمل والعودة إليه لاحقاً.
حالة المسودة تعني أن العرض غير نهائي، ويمكن التعامل معه بمرونة أكبر من العرض المعتمد.
متى يصبح العرض معتمداً؟
يصبح عرض السعر معتمداً عند الضغط على زر اعتماد واستيفاء الشروط المطلوبة، مثل:
- اكتمال البيانات الأساسية.
- وجود عميل محدد.
- إضافة الأصناف أو الخدمات.
- توفر الصلاحيات اللازمة للاعتماد.
- اجتياز دورة الموافقات إذا كانت مفعلة في النظام.
بمجرد الاعتماد، يصبح العرض نسخة رسمية يمكن إرسالها للعميل أو الاستناد إليها في الخطوات اللاحقة.
هل يمكن تعديل العرض بعد الاعتماد؟
يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على نسخة واضحة ومعتمدة من عرض السعر.
في العادة:
- قبل الاعتماد: يمكن التعديل بحرية أكبر.
- بعد الاعتماد: لا يسمح بالتعديل.
- في حال الحاجة إلى تعديل عرض معتمد، يمكن اتباع أحد الإجراءات التالية حسب النظام:
- إلغاء العرض.
- إنشاء نسخة مطابقة منه .
- إنشاء عرض سعر جديد.
لا يتم تعديل عرض السعر بعد اعتماده و إرساله للعميل إلا من خلال إجراء واضح، حتى تبقى المراجعات موثقة.
كيف يتم إرسال عرض السعر للعميل؟
بعد اعتماد العرض، يمكن إرساله للعميل بعدة طرق حسب الإعدادات والصلاحيات المتاحة في تريفو. وقد تسمح بعض المنشآت بإرساله قبل الاعتماد حسب سياسة العمل، لكن الأفضل إرسال النسخة المعتمدة.
1. الطباعة
يمكن طباعة عرض السعر مباشرة من النظام لتسليمه للعميل ورقياً أو للاحتفاظ به داخلياً.
2. PDF
يمكن تصدير عرض السعر بصيغة PDF لإرساله بشكل رسمي ومنسق، وهي من أكثر الطرق استخداماً.
3. البريد الإلكتروني
إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني مفعلة في النظام، يمكن إرسال عرض السعر إلى بريد العميل مباشرة من داخل تريفو.
4. واتساب
إذا كان التكامل أو خيار المشاركة عبر واتساب مدعوماً ومفعلاً في النظام، يمكن إرسال العرض بهذه الطريقة لتسهيل التواصل السريع مع العميل.
ملاحظة: قد تختلف وسائل الإرسال المتاحة بحسب إعدادات النظام، الصلاحيات، والتكاملات المفعلة في المنشأة.
متابعة عرض السعر من تبويب النشاطات
يستخدم تبويب النشاطات في عرض السعر لمتابعة جميع الإجراءات والملاحظات المرتبطة بالعرض من مكان واحد. من خلال هذا التبويب يمكن للمستخدمين المسموح لهم إضافة تعليقات داخلية، توجيه العرض إلى موظف آخر، إنشاء موعد للمتابعة، إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة، بالإضافة إلى متابعة سجل الحركات والردود المرتبطة بالسند.
يساعد هذا التبويب على توثيق التواصل الداخلي والخارجي المرتبط بعرض السعر، ومعرفة من قام بكل إجراء ومتى تم ذلك، مما يجعل متابعة العرض أكثر وضوحاً وتنظيماً.
للمزيد من المعلومات حول تبويب النشاطات والتعليقات، انتقل إلى ملف "تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو".
حالات عرض السعر (حالة السند)
قد يمر عرض السعر بعدة حالات خلال دورة العمل. بعض هذه الحالات نظامية يحددها النظام، وبعضها قد يكون حالات متابعة تجارية تستخدمها المنشأة لتنظيم العمل.
حالات السند (التي يحددها النظام):
1. مسودة
تعني أن العرض تم إنشاؤه وحفظه، لكنه لم يعتمد بعد.
2. معتمد/ غير محول
تعني أن العرض أصبح رسمياً داخل النظام وجاهزاً للإرسال أو المتابعة او التحويل لأمر بيع في حال موافقة العميل عليه.
3. معتمد محول
تعني أن العرض تمت الموافقة عليه من قبل العميل وتم تحويله لأمر بيع للتنفيذ من قبل القسم المختص.
4. ملغي
تعني أن العرض تم إيقاف العمل به أو إلغاؤه، مع الاحتفاظ به في النظام لأغراض التوثيق والمتابعة.
5. مقبول
تعني أن العرض تم ارساله للعميل وتمت الموافقة عليه من قبل العميل.
6. مرفوض
تعني أن العميل لم يوافق على العرض، أو أن العرض لم يعد مناسباً من الناحية التجارية.
حالات متابعة العرض (حالة المتابعة المقترحة)
يمكنك تعريف حالات مقترحة لمتابعة عرض السعر من سند حالات المبيعات حيث تجد هذه الحالات في تبويب معلومات إضافية داخل العرض.
حالات المتابعة (التي يحددها المستخدم):
1. قيد التسعير
تعني أن العرض ما زال قيد الإعداد أو التسعير.
2. مرسل
تم إرسال العرض إلى العميل
3. قيد مراجعة العميل
العرض لدى العميل وبانتظار الرد.
4. قيد التفاوض
يوجد تفاوض على السعر أو الشروط أو الكميات.
5. مقبول
العميل وافق على العرض.
6. مرفوض
العميل رفض العرض أو لم يعد العرض مناسباً.
7. منتهي الصلاحية
انتهت مدة سريان العرض، ويظهر ذلك حسب إعدادات النظام أو تاريخ الصلاحية.
ماذا يحدث عند إلغاء عرض السعر؟
عند إلغاء عرض السعر:
- يتم إيقاف العمل به داخل دورة البيع.
- لا يعود العرض صالحاً للاستخدام كعرض نشط.
- تبقى نسخة العرض محفوظة في النظام لأغراض الأرشفة والمراجعة.
- لا يتم إنشاء أثر محاسبي أو مخزني من الإلغاء بحد ذاته.
- قد يمنع النظام متابعة بعض الإجراءات اللاحقة عليه، مثل التحويل أو الإرسال، بحسب الإعدادات.
يستخدم الإلغاء عادة عندما:
- يطلب العميل إيقاف العرض.
- يتم إصدار عرض بديل.
- تكون البيانات لم تعد مناسبة.
- تنتهي الحاجة التجارية للعرض.
ماذا يحدث عند قبول العميل؟
عند قبول العميل لعرض السعر:
- يتم تحديث حالة العرض إلى مقبول إذا كانت هذه الحالة مستخدمة في المنشأة.
- يمكن متابعة دورة البيع بناءً على العرض المقبول.
- يمكن تحويل عرض السعر إلى أمر بيع دون إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف أو الأسعار مرة أخرى.
- تصبح متابعة التنفيذ أسهل وأكثر دقة، لأن العرض المعتمد يتحول إلى مستند تشغيلي داخل دورة البيع.
قبول العميل لا يعني بالضرورة وجود أثر محاسبي مباشر، لكنّه يمثل خطوة مهمة قبل تنفيذ البيع الفعلي.
المرفقات والأرشيف والنسخة المطابقة
قد يتضمن عرض السعر في تريفو بعض الأدوات المساندة التي تساعد على التنظيم والمتابعة، مثل:
المرفقات
يمكن إرفاق ملفات مرتبطة بعرض السعر، مثل:
- مواصفات فنية.
- صور أو كتالوجات.
- شروط إضافية.
- مستندات داعمة.
الأرشيف
يساعد الأرشيف على الاحتفاظ بالعروض القديمة أو غير النشطة للرجوع إليها لاحقاً دون حذفها من النظام.
النسخة المطابقة
قد تحتاج المنشأة إلى إنشاء نسخة مماثلة من عرض السعر لاستخدامها كأساس لعرض جديد، خاصة عندما تكون البيانات متشابهة مع عرض سابق.
ملاحظة: قد تختلف هذه الخيارات من منشأة إلى أخرى حسب الإعدادات والصلاحيات والوظائف المفعلة في النظام.
أسئلة شائعة حول إرسال واعتماد عرض السعر وإدارة حالاته
· هل يمكن حفظ عرض السعر بدون اعتماده؟
نعم، يمكن حفظ عرض السعر كمسودة إذا لم يكن جاهزاً بعد للإرسال أو للاعتماد.
· ما الفرق بين المسودة والعرض المعتمد؟
المسودة تعني أن العرض ما زال قيد الإعداد ويمكن تعديله بسهولة، أما العرض المعتمد فهو نسخة رسمية جاهزة للاستخدام والمتابعة.
· هل يحصل عرض السعر على رقم رسمي عند الحفظ؟
لا. يتم إصدار الرقم الرسمي عند اعتماد العرض وليس عند حفظه كمسودة.
· هل يمكن تعديل عرض السعر بعد اعتماده؟
لا، يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد. وفي العادة يتم التعديل من خلال إلغاء العرض أو إنشاء عرض جديد أو نسخة جديدة منه.
· هل يمكن إرسال عرض السعر قبل اعتماده؟
يعتمد ذلك على سياسة العمل في المنشأة، لكن الأفضل عادة إرسال النسخة المعتمدة حتى تكون نهائية وواضحة للعميل.
· ما الطرق المتاحة لإرسال عرض السعر؟
يمكن إرساله من خلال:
- الطباعة
- البريد الإلكتروني
- واتساب، إذا كان مدعوماً ومفعلاً في النظام
· ماذا تعني حالة "مقبول"؟
تعني أن العرض تم إرساله إلى العميل أو تم تسجيل أنه أرسل له ضمن متابعة فريق المبيعات. وتمت الموافقة عليه من قبل العميل.
· ماذا أفعل إذا رفض العميل العرض؟
يمكن تحديث الحالة إلى مرفوض، والاحتفاظ بالعرض في النظام للرجوع إليه لاحقاً أو إنشاء عرض بديل إذا لزم الأمر.
· ماذا يحدث إذا تم إلغاء العرض؟
يبقى العرض محفوظاً في النظام بحالة ملغي، لكن يتم إيقاف العمل به كعرض نشط.
· ماذا يعني "محوّل إلى أمر بيع"؟
يعني أنه تمت الموافقة على العرض وان العرض استخدم لإنشاء أمر بيع، وأن البيانات الأساسية انتقلت إلى المرحلة التالية من دورة البيع.
· هل يمكن تحويل كل عرض سعر إلى أمر بيع؟
يمكن ذلك عادة عندما يوافق العميل على العرض وتكون حالة العرض وإعداداته تسمح بالتحويل.
· هل يوجد تاريخ صلاحية لعرض السعر؟
نعم، ويظهر تاريخ الصلاحية باللون الأحمر عند انتهائه في قائمة عروض الأسعار.
ملاحظات هامة
- حفظ عرض السعر يعني أنه ما زال مسودة أو غير معتمد.
- اعتماد العرض يعني أنه أصبح رسمياً وجاهزاً للإرسال أو المتابعة.
- لا يتم منح العرض رقم سند رسمي إلا بعد الاعتماد.
- لا يؤدي حفظ أو اعتماد عرض السعر وحده إلى أثر محاسبي أو مخزني.
- يفضّل إرسال العرض للعميل بعد اعتماده لضمان وضوح البيانات.
- عند موافقة العميل، يمكن تحويل العرض إلى أمر بيع.
- عند الإلغاء، يتم إيقاف العرض مع الاحتفاظ به في النظام لأغراض التوثيق.
- بعض الحالات مثل مرسل أو مقبول أو مرفوض قد تستخدم لأغراض المتابعة التجارية حسب آلية العمل في المنشأة.
مواضيع ذات صلة
- كيفية إنشاء عرض سعر في تريفو
- ما هو عرض السعر؟
- النشاطات في عرض السعر
- تحويل عرض السعر إلى أمر بيع
- الأسعار والخصومات والضرائب في عرض السعر
- الفرق بين عرض السعر وأمر البيع وفاتورة المبيعات
آخر تحديث : يونيو 2026